ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL – DECISIONES FUNDAMENTALES (5/6). ARCHIVOS

Entorno digital o Espacio para libros y documentos?

En un edificio de oficinas convencional, gran parte del espacio se utiliza para almacenar documentos y archivos en papel. Cuando se implementa el trabajo a distancia y/o un ambiente de trabajo flexible, estos archivos y documentos pueden convertirse en un gran obstáculo. Si los empleados tienen que llevar pilas de papel de un lado a otro, no pueden trabajar “libremente”. Además, los archivos en papel pueden dificultar el intercambio de conocimiento en la empresa: la información digital es mucho mas fácil de compartir que aquella guardada en los cajones de las mesas

Ventajas

+La información digital puede estar disponible en todo momento y lugar.

+Permite el trabajo flexible y a distancia

+No requiere de espacio fisico

+No hay riesgos que documentos confidenciales estén desparramados por la oficina

+Los espacios de trabajo mas despejados, son mas fáciles de limpiar.

Inconvenientes

-Requiere inversión inicial en equipos informáticos

-Requiere políticas  que regulen la forma de trabajar

-Requiere un cierto grado de “imposición” por parte de la dirección

-Puede entrar en contradicción con la tendencia de la gente de trabajar en papel.